Convocatoria para Asistente administrativo(a) y financiero(a) para el proyecto de “fortalecimiento de la formación continua en salud sexual y reproductiva (SSR) para equipos multidisciplinares de salud en áreas rurales de Colombia”

ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) Y FINANCIERO(A) PARA EL PROYECTO DE “FORTALECIMIENTO DE LA FORMACIÓN CONTINUA EN SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA (SSR) PARA EQUIPOS MULTIDISCIPLINARES DE SALUD EN ÁREAS RURALES DE COLOMBIA”

OBJETO:

Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros que hacen parte de la implementación del proyecto “Fortalecimiento de la formación continua en SSR para equipos multidisciplinarios de salud en áreas rurales de Colombia”.

PERFIL:

Educación: Título Universitario en ciencias económicas administración, contaduría, economía, ingeniería industrial, etc.
Habilidades: Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Organización y disciplina en las actividades a realizar.
Experiencia: Experiencia de dos años en cargos asistenciales y/o administrativos.
Deseable: nivel básico de inglés, experiencia en organismos internacionales, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción.

ACTIVIDADES:

Bajo la supervisión directa de la profesional especializada en SSR y el asesor en SSR:

• Planear, ejecutar y revisar periódicamente las actividades necesarias para cumplir con las necesidades operativas y procedimentales del proyecto de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
• Con la asistente administrativa del UNFPA y la coordinación del proyecto, apoyar las compras y contratos aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
• Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluyen:

1. Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
2. Llevar control del presupuesto del área.
3. Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
4. Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
5. Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.

• En relación con los socios implementadores y/o contratistas:

1. Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
2. Dentro de su competencia, llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
3. Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
4. Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
5. Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.

• En relación con los pagos:

1. Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
2. Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
3. Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.

• Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
• Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
• Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
• Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
• Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
• Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones.
• Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
• Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.

Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado y marcado con su nombre, acompañado de una carta de intención a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org

Utilizar únicamente los formatos P11 y carta de intención anexos a esta convocatoria

Las solicitudes se recibirán hasta el 23 de febrero de 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.