Convocatoria: Asistente Administrativo y Financiero MPTF

1. Efectuar apoyo administrativo y financiero en lo relacionado al programa conjunto con el MPTF “Mujeres, jóvenes y personas mayores promotoras de la sostenibilidad de los frutos de la restitución”, elaborando los reportes financieros requeridos por el MPTF de manera articulada con la coordinación general del proyecto, coordinadores de componentes y el equipo de monitoreo del proyecto requeridos de acuerdo a la estructura establecida en el manual operativo Interagencial elaborado con el Programa Mundial de Alimentos -WFP y la Unidad de Restitución de Tierras -URT.
2. Apoyar la formulación, revisión y seguimiento para el cumplimiento del plan de trabajo definido para el desarrollo del proyecto de manera articulada con el coordinador del componente de tejido social y el equipo técnico de UNFPA relacionado con el proyecto de población y desarrollo, género y juventud.
3. Revisar y gestionar desde el punto de vista administrativo las necesidades operativas y procedimentales del componente de tejido social del proyecto, planeando y ejecutando las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (contrataciones, pagos, viajes, presentación de informes)
4. Organizar y dar soporte para realizar los procesos contractuales planeados para el desarrollo del proyecto en lo relativo al componente de tejido social conforme a los reglamentos del UNFPA
5. Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:

-Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.

-Llevar control del presupuesto del área.

-Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.

-Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.

-Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.

6. En relación con los socios implementadores y/o contratistas

-Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.

-Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.

-Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA y brindarles acompañamiento técnico cuando se requiera.

-Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.

-Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.

7. En relación con los pagos:

-Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.

-Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.

-Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.

8. Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
9. Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
10. Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
11. Preparar los documentos, equipos, auditorios, efectuar actas y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
12. Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
13. Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
14. Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
15. Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.

Para mayor información ver documento adjunto

Para el proceso de selección deberá descargar el FormatoP11 , diligenciar y enviar en un único archivo PDF debidamente firmado indicando claramente el nombre de la posición a la cual están aplicando y descargar, diligenciar y enviar carta de motivación (adjunto en la parte superior de la página), al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org

Las solicitudes se recibirán hasta el 06 de octubre de 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.

Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.

Observaciones: Por protocolos establecidos por el sistema de Naciones Unidas se requiere para realizar misiones a terreno, que las personas tengan el esquema de vacunación COVID completo y cuenten con todos los requerimientos de seguridad previos a cada viaje.

Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.