SC Asistente Administrativo/a Respuesta Humanitaria

PERFIL

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de  Manejo de herramientas de office, manejo de presupuestos e inventarios. Experiencia mínima de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros que hacen parte del plan operativo del área de respuesta humanitaria. Incluye asuntos logísticos, procesos de compras, contratación, viajes, pagos, monitoreo e informes de proyectos

FUNCIONES

Bajo la supervisión directa del/la Coordinador (a) del área de respuesta humanitaria y/o su delegado/a el/la Asistente Administrativo/a de Respuesta Humanitaria tendrá las siguientes funciones:

• Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
• Con el/la Asistente de Programa y el Asistente Administrativo del UNFPA y la Coordinación del área de respuesta humanitaria apoyar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA:
• Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto. (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación)
• Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos entregados debidamente diligenciados y firmados.
• Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:
• Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
• Llevar control del presupuesto del área.
• Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
• Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
• Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.

En relación con los socios implementadores y/o contratistas

• Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
• Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
• Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
• Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
• Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.

En relación con los pagos:

• Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
• Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
• Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
• Mantener los archivos documentales (físicos y/o magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
• Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
• Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
• Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
• Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
• Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
• Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
• Hacer seguimiento al cumplimiento de normas y políticas por parte del personal contratado para el proyecto.
• Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.

Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.