IC Asistente Administrativo/a Respuesta Humanitaria

PERFIL

• Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de  manejo de herramientas de office, manejo de presupuestos e inventarios. Experiencia mínima de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

El área de respuesta humanitaria requiere para su equipo un/a asistente administrativo/a que dé soporte a los diferentes procesos que se generan en la operación de proyectos a su cargo, que apoye administrativa y logísticamente, la realización de procesos de compras, contrataciones, pagos, viajes, informes y en general los que correspondan a la ejecución financiera del área.

ACTIVIDADES

Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros que hacen parte del plan operativo del área de respuesta humanitaria. Incluye asuntos logísticos, procesos de compras, contratación, viajes, pagos, monitoreo e informes de proyectos.

1. Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
2. Con el/la Asistente de Programa y el Asistente Administrativo del UNFPA y la Coordinación del área de respuesta humanitaria apoyar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
3. Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación).
4. Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos de entrega debidamente diligenciados y firmados.
5. Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:
   • Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
   • Llevar control del presupuesto del área.
   • Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
   • Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
   • Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
6.  En relación con los socios implementadores y/o contratistas
   • Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
   • Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
   • Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
   • Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
   • Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
7. En relación con los pagos:
   • Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
   • Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
   • Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
8. En relación con el programa de Cash.
   • Recibir por parte del equipo las solicitudes y enviarlas al proveedor de pagos, hacer seguimiento de la entrega de pines a las usuarias y de la realización de ajustes en los casos en que se requieran.
   • Llevar una base de datos actualizada sobre el estado de transferencias realizadas, informar oportunamente al proveedor de servicios financieros cuando se cancelen o anulen transferencias.
   • Con el profesional de monitoreo llevar el soporte organizado que soporta las transacciones.
   • Informar al área programática cuando se presenten anomalías, se identifiquen riesgos o demoras.
   • Mantener estricta confidencialidad sobre la información.
9. Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
10. Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
11. Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
12. Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
13. Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
14. Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
15. Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
16. Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.