Convocatoria para un(a) Auxiliar de operaciones Proyectos Humanitarios
Perfil.
Educación secundaria completa y con formación técnica con experiencia preferiblemente operativa, de mínimo dos años, en actividades de manejo y ejecución presupuestal, presentación y pagos de cuentas, elaboración de documentos, manejo de archivo, desarrollo de procesos logísticos y administrativos. Con experiencia en interlocución con equipos de trabajo y conocimiento y manejo de Word, Excel y Power Point. Nivel intermedio del idioma inglés.
Objeto de la Contratación.
Dar soporte operacional básico a las compras, logística, procesos financieros y administrativos relacionados con los proyectos de asistencia humanitaria que implementa UNFPA.
Funciones.
Bajo la supervisión directa del/la Coordinador (a) técnico (a) del Proyecto COL06HUM y/o su delegado.
- Asistir el/la Coordinador (a) de los proyectos de asistencia humanitaria en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Brindar apoyo logístico y administrativo al equipo de los proyectos de asistencia humanitaria.
- Realizar el seguimiento a los trámites de correspondencia de los proyectos de asistencia humanitaria verificando su recibo y el cumplimiento de respuesta dentro de los términos.
- Apoyar en el mantenimiento de los archivos de documentos y correspondencia de los proyectos de asistencia humanitaria.
- Realizar convocatorias a reuniones de acuerdo a las necesidades en la implementación.
- Preparar documentos, equipos, auditorios y demás actividades logísticas para la realización de las reuniones técnicas, de avance, evaluación y otras requeridas en el desarrollo y seguimiento del proyecto.
- Elaborar las actas y memorias de las reuniones técnicas y de avance del proyecto.
- Preparar borradores de correspondencia no sustantiva, tomar dictado y recibir instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
- Apoyar los procesos de compras de los proyectos, solicitar cotizaciones, cuadros comparativos y demás que puedan ser requeridos.
- Recibir insumos, apoyar su distribución de acuerdo a las necesidades, garantizando el cumplimiento de las normas para control de inventarios.
- Realizar los procesos de apoyo logístico del proyecto de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Apoyo en la preparación y trámite de solicitudes de viajes tanto internos como externos, información para Security Clearance y legalizaciones del proyecto.
- Apoyar en la organización de misiones del área de programa, elaboración de autorizaciones de viaje, cotización de tiquetes, tramites de reclamación de viáticos y demás asuntos relacionados, además de responder consultas con discreción respecto a estas misiones.
- Dar soporte a los procesos de pagos de tiquetes, viáticos, elementos de papelería, insumos, contratistas, consultores(as) y otras compras asociadas a los proyectos, asegurando la pertinencia de los documentos y soportes requeridos para realizar dichos pagos, según procedimientos UNFPA.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del proyecto.
- Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del proyecto del convenio.
- Se requiere que esté con disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones en el desarrollo de las actividades del proyecto.
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: comprascolombia.group@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 10 de junio de 2019, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
