Convocatoria para un(a) asistente para brindar apoyo administrativo, financiero y logístico para el cumplimiento de procesos y productos del componente de SSR del proyecto de salud para la paz.

ASISTENTE PARA BRINDAR APOYO ADMINISTRATIVO PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS PROGRAMÁTICOS, ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y LOGÍSTICOS EN DESARROLLO DEL PLAN OPERATIVO PARA EL CUMPLIMIENTO DE PROCESOS Y PRODUCTOS DEL COMPONENTE DE SSR DEL PROYECTO DE SALUD PARA LA PAZ

OBJETO:

Brindar apoyo administrativo para la ejecución de los procesos programáticos, administrativos, financieros y logísticos en desarrollo del plan operativo para el cumplimiento de procesos y productos del componente de salud sexual y reproductiva, del Proyecto de Salud para la Paz en zonas de postconflicto suscrito entre el Ministerio de Salud y Protección Social, UNFPA, OPS y OIM.

PERFIL:

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración, finanzas, contaduría o áreas relacionadas con la administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina.

Experiencia mínima de 5 años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable.

ACTIVIDADES:

• Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
• Con el/la Asistente de Programa y el Asistente Administrativo del UNFPA y la Coordinación del Proyecto Salud para la Paz desarrollar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
• Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto. (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación)
• Coordinar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos entrega debidamente diligenciados y firmados.
• Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:

1. Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
2. Llevar control del presupuesto del área.
3. Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
4. Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
5. Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.

• En relación con los socios implementadores y/o contratistas

1. Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
2. Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera. 
3. Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA y brindarles acompañamiento técnico cuando se requiera
4. Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas
5. Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.

• En relación con los pagos.

1. Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
2. Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
3. Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.

• Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
• Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
• Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
• Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
• Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
• Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
• Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
• Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.

Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org

Las solicitudes se recibirán hasta el 8 de septiembre de 2020, 5:30 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.