Convocatoria para un(a) Asistente de Programa del UNFPA Colombia

CONVOCATORIA PARA UN(A) ASISTENTE DE PROGRAMA DEL UNFPA

Fondo de Población de Naciones Unidas - Colombia

1. Asistir al/los Asesores y demás consultores en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
2. Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo, en términos de: personal, ordenes de servicio/compra, contratos de servicios profesionales, equipos y otros eventos para facilitar la ejecución de los mismos.
3. Participar en la organización de eventos.
4. Elaboración de órdenes de compra nacionales y servicios hasta por la suma de USD$50.000.
5. Apoyo en el manejo de presupuesto y planes de trabajo a cargo.
6. Ingreso de vendors,  requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos o ingreso de vouchers y revisión de pagos según perfil asignado.
7. A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Atlas.
8. Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas y demás documentación oficial.
9. Llevar a cabo las tareas asignadas en GPS (Global Programming System) de los Planes de Trabajo a su cargo.
10. Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos.
11. Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda;  realizar y seleccionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales; responder consultas con discreción.
12. Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
13. Mantener al día los archivos físicos y digitales de documentos y correspondencia de el/los Asesores y demás consultores a cargo y proyectos regionales/territoriales.
14. Mantener al día la lista de nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones.
15. Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.

16. Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.

17. Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
18. Entrenar y dar inducción a nuevo(a)s asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
19. Preparar borradores de correspondencia no sustantiva, tomar dictado y recibir  instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas. 
20. Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas en su área y redactar actas, memorias de reuniones y notas técnica según se requiera, de los Planes de Trabajo a su cargo.
21. Manejo de calendario (Agenda) de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
22. Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
23. Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).