Perfil.
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de dos años en cargos secretariales y/o administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción.
Objeto de la Contratación.
Bajo la orientación y supervisión del/la Representante Auxiliar y/o su delegado, brinda apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.
Funciones.
Bajo la supervisión directa del/la Representante Auxiliar y/o su delegado.
- Asistir al/a la Representante Auxiliar, Asociada Administrativa y Financiera y Asistente Administrativo en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Asistir al/los Asesores y demás consultores que se le asignen, en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Manejo del calendario (Agenda) de la Asociada Administrativa y Financiera y del Asistente Administrativo.
- Apoyo en la elaboración del informe mensual del “Financial Accountability”.
- Punto focal de recuperación de IVA. Seleccionar facturas que tengan discriminado el Impuesto al Valor Agregado IVA, gestionar su reclamación en la plataforma del PNUD bimestralmente y coordinar con el PNUD su envío a la DIAN.
- Llevar un registro actualizado de los bienes de oficina, debidamente marcados y mantener al día la planilla por puesto de trabajo.
- Mantener al día el archivo de documentos y correspondencia en general del área administrativa y financiera.
- Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo, en términos de: personal, ordenes de servicio/compra, contratos de servicios profesionales, equipos y otros eventos para facilitar la ejecución de los mismos.
- Participar en la organización y realización de eventos.
- Elaboración de órdenes de compra nacionales y servicios hasta por la suma de USD$50.000.
- Apoyo en el manejo de presupuesto y planes de trabajo que le sean asignados y/o solicitados.
- Ingreso de vendors, requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos o ingreso de vouchers y revisión de pagos según perfil asignado.
- Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas y demás documentación oficial.
- Llevar a cabo las tareas asignadas en GPS (Global Programming System) de los Planes de Trabajo a su cargo.
- Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; realizar y seleccionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales; responder consultas con discreción.
- Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
- Mantener al día los archivos físicos y digitales de documentos y correspondencia de el/los Asesores y demás consultores a cargo y proyectos regionales/territoriales.
- Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de vouchers de los planes de trabajo ingresados en el Atlas.
- Mantener al día la lista de nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones.
- Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
- Preparar borradores de correspondencia no sustantiva, tomar dictado y recibir instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
- Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas en su área y redactar actas, memorias de reuniones y notas técnica según se requiera, de los Planes de Trabajo a su cargo.
- Manejo de calendario (Agenda) de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
- Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
- Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en pdf debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: comprascolombia.group@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 05 de septiembre de 2019, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
