Nacional

Convocatoria para un(a) Asistente Administativo(a) Proyecto CERF “Acceso a Servicios De SSR Que Salvan Vidas, para Mujeres en Edad Reproductiva y Acceso a Servicios Seguros, Confidenciales y Oportunos para Salvar Vidas a Sobrevivientes de VBG.”

22 Abril 2019

Bogotá

 

ASISTENTE ADMINISTATIVO (A)

PROYECTO CERF “ACCESO A SERVICIOS DE SSR QUE SALVAN VIDAS, PARA MUJERES EN EDAD REPRODUCTIVA Y ACCESO A SERVICIOS SEGUROS, CONFIDENCIALES Y OPORTUNOS PARA SALVAR VIDAS A SOBREVIVIENTES DE VBG.”

 

Perfil.

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de dos años en cargos secretariales y/o administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español

Objeto de la Contratación.

Bajo la orientación y supervisión del/la Coordinador (a) técnico (a) del Proyecto CERF y/o su delegado, brinda soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos, administrativos, financieros y logísticos en desarrollo del plan operativo para el cumplimiento de procesos y productos del Proyecto CERF “Acceso a servicios de SSR que salvan vidas, para mujeres en edad reproductiva y acceso a servicios seguros, confidenciales y oportunos para salvar vidas a sobrevivientes de VBG”.

Funciones.

Bajo la supervisión directa del/la Coordinador (a) técnico (a) del Proyecto CERF y/o su delegado.

  1. Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
  2. Con el Asistente de Administración del UNFPA y la coordinación del proyecto apoyar las compras de materiales, productos e insumos de SSR obtenidos en desarrollo del mismo, aplicando normas y procedimientos del UNFPA:
  • Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto. (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación, etc.)
  • Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario.
  1. Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:
  • Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero para alimentar los sistemas de monitoreo de la oficina y los donantes, cada vez que se requiera. Llevar un estricto control del presupuesto del proyecto, ajustándose a las normas del CERF.
  • Monitorear permanentemente los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución, así como evidenciar posibles inconsistencias en el registro de los gastos y tomar las acciones correctivas del caso.
  • Compilar y organizar los documentos y sustentos requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
  • Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
  1. En relación con los socios implementadores y/o contratistas
  • Conocer suficientemente y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
  • Dentro de su competencia llevar a cabo y apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
  • Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
  • Mantener una comunicación permanente con los asociados/contratistas en la implementación para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
  • Acompañamiento al asociado en la elaboración y presentación del eFACE, dentro de las normas y fechas establecidas.
  • Revisión de los soportes de gastos entregados por el asociado en la implementación, acorde a las normas y procedimientos.
  • Cuando sea necesario realizar visitas para verificar in situ la organización y seguimiento a las normas y procedimientos para el manejo de recursos del asociado.
  • Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
  1. En relación con los pagos:
  • Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos, anexando toda la documentación soporte requerida.
  • Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
  1. Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
  2. Recibir, archivar y/o tramitar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios y mantener un sistema de seguimiento de dicha correspondencia, verificando el recibido y respuestas dentro de los términos previstos.
  3. Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados del proyecto
  4. Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
  5. Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones técnicas, de avance, evaluación y otras requeridas en el desarrollo y seguimiento del plan operativo del Proyecto.
  6. Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
  7. Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
  8. Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación del proyecto y los miembros del equipo.
  9. Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.

Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: comprascolombia.group@unfpa.org

Las solicitudes se recibirán hasta el 22 de abril de 2019, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.