ASISTENTE ADMINISTATIVO (A)
PROYECTO CERF “ACCESO A SERVICIOS DE SSR QUE SALVAN VIDAS, PARA MUJERES EN EDAD REPRODUCTIVA Y ACCESO A SERVICIOS SEGUROS, CONFIDENCIALES Y OPORTUNOS PARA SALVAR VIDAS A SOBREVIVIENTES DE VBG.”
Perfil.
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de dos años en cargos secretariales y/o administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español
Objeto de la Contratación.
Bajo la orientación y supervisión del/la Coordinador (a) técnico (a) del Proyecto CERF y/o su delegado, brinda soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos, administrativos, financieros y logísticos en desarrollo del plan operativo para el cumplimiento de procesos y productos del Proyecto CERF “Acceso a servicios de SSR que salvan vidas, para mujeres en edad reproductiva y acceso a servicios seguros, confidenciales y oportunos para salvar vidas a sobrevivientes de VBG”.
Funciones.
Bajo la supervisión directa del/la Coordinador (a) técnico (a) del Proyecto CERF y/o su delegado.
- Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
- Con el Asistente de Administración del UNFPA y la coordinación del proyecto apoyar las compras de materiales, productos e insumos de SSR obtenidos en desarrollo del mismo, aplicando normas y procedimientos del UNFPA:
- Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto. (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación, etc.)
- Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario.
- Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:
- Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero para alimentar los sistemas de monitoreo de la oficina y los donantes, cada vez que se requiera. Llevar un estricto control del presupuesto del proyecto, ajustándose a las normas del CERF.
- Monitorear permanentemente los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución, así como evidenciar posibles inconsistencias en el registro de los gastos y tomar las acciones correctivas del caso.
- Compilar y organizar los documentos y sustentos requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
- Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
- En relación con los socios implementadores y/o contratistas
- Conocer suficientemente y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
- Dentro de su competencia llevar a cabo y apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
- Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
- Mantener una comunicación permanente con los asociados/contratistas en la implementación para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
- Acompañamiento al asociado en la elaboración y presentación del eFACE, dentro de las normas y fechas establecidas.
- Revisión de los soportes de gastos entregados por el asociado en la implementación, acorde a las normas y procedimientos.
- Cuando sea necesario realizar visitas para verificar in situ la organización y seguimiento a las normas y procedimientos para el manejo de recursos del asociado.
- Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
- En relación con los pagos:
- Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos, anexando toda la documentación soporte requerida.
- Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
- Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Recibir, archivar y/o tramitar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios y mantener un sistema de seguimiento de dicha correspondencia, verificando el recibido y respuestas dentro de los términos previstos.
- Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados del proyecto
- Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
- Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones técnicas, de avance, evaluación y otras requeridas en el desarrollo y seguimiento del plan operativo del Proyecto.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
- Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
- Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación del proyecto y los miembros del equipo.
- Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: comprascolombia.group@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 22 de abril de 2019, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.