CONTRATACIÓN DE UN/A ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A PARA EL UNFPA COLOMBIA
PERFIL
Profesional en administración o carrera afines. Deseables estudios de postgrado en áreas administrativas y/o financieras. Excelentes conocimientos de procedimientos de oficina, habilidad en el manejo de sistemas, aplicaciones tales como Word, Excel, Power Point, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia mínima de dos años en cargos afines. Habilidades tales como organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en ambientes multiculturales. Se requiere dominio del español e inglés.
OBJETO
El/la Asistente Administrativo asistirá y apoyará a el/la Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a del UNFPA, en el desarrollo de las actividades administrativas, relativas a sus responsabilidades y aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA.
ACTIVIDADES
Bajo la dirección del Representante del UNFPA o su delegado/a, el Asistente Administrativo se encargará de:
- Apoyar en la revisión de los contratos y subcontratos, y procesos de selección de personal utilizando los instrumentos y aplicando las mejores prácticas.
- Preparar los contratos y órdenes de servicio/compras superiores a USD $50.000.
- Responsable de obtener y preparar la documentación requerida, y gestionar ante el CRC Local aquellas compras superiores a USD$50.000 y ante el CRC de la Sede compras superiores a USD$100.000.
- Participar en la capacitación y orientar al personal de proyecto en el módulo de compras de Atlas, normas y procedimientos administrativos.
- Supervisar los pedidos de compra siguiendo los procedimientos en la elaboración de las órdenes de servicio/compra para la oficina y los proyectos. Contribuir al buen funcionamiento de la oficina asegurando la provisión de suministros y mantenimiento de servicios.
- Conducir de acuerdo a los procedimientos y regulaciones las compras internacionales: elaboración de requisiciones, seguimiento a la preparación de las POs en Procurement Service Branch (PSB) y al despacho de los insumos por parte del proveedor, verifica en Atlas a través del Modulo de Compras el estado y realiza el recibo de las adquisiciones en el módulo de OTS. A cargo del proceso de importación y distribución de los insumos en coordinación con el/la Asesor/a de SSR y el proyecto respectivo.
- Ingresar y actualizar los Vendors del área administrativa, preparar POs de nómina y de compras nacionales, elaboración de requisiciones de compras internacionales, y despachar recibos.
- Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida las POs despachadas en el Atlas.
- Mantener actualizado y asegurado el archivo de personal. Archivar la documentación del área administrativa que tenga a su cargo.
- Ingresar el inventario en Atlas a través del módulo Asset Management y apoyar en la actualización del sistema de control de inventario, ingresando cualquier transacción que se presente con los activos de la Organización (compra, préstamos, devolución, traslado, donación, entre otras) y la realización de inventarios.
- Elaboración y seguimiento de actas de entrega, custodia y transferencia de los equipos de la oficina.
- Supervisar y hacer seguimiento a los reportes de nómina mensuales de consultores contratados bajo SC de UNFPA.
- Mantener y llevar el control de los compensatorios e incapacidades de los SC y otras estadísticas periódicas de personal.
- Solicitar y monitorear las solicitudes relativas a talento humano con el Centro de Servicios del PNUD.
- Preparar correspondencia del área administrativa y de personal.
- A cargo de la limpieza y mantenimiento de las órdenes de compra ingresadas en el Atlas.
- Manejo de calendario y disponibilidad de Salas de Reuniones, licencias de zoom y otras.
- Colaboración con la elaboración y seguimiento del presupuesto operativo de la oficina.
- Responsable del control a los convenios con la agencia de viajes y aerolíneas, servicios de impresión y escaneado, mensajería, así como de los servicios comunes compartidos con PNUD.
- Punto Focal del iDocs
- Punto Focal de Procurement, OTS y UNGM.
- Punto Focal del Asset Management
- Punto Focal del Shipment Tracker.
- Punto focal de mantenimiento y préstamo de equipos.
- Coordinar y hacer seguimiento a los requerimientos de servicios informáticos, incluyendo el back-up de la información digital de cada uno de los funcionarios de la Oficina.
- Desempeñar otras funciones relacionadas según requerimiento y necesidades de la Oficina de País bajo la responsabilidad del jefe inmediato.
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en formato PDF debidamente firmado en un solo archivo, junto con una carta de intención a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org
Nota: Adjuntar certificación de nivel de inglés si lo tiene.
Las solicitudes se recibirán hasta el 02 de Julio de 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
