Nacional

Convocatoria para Asistente de Programa del UNFPA Colombia

19 Enero 2021

Bogotá

 

ASISTENTE DE PROGRAMA DEL UNFPA COLOMBIA

Antecedentes.

El Fondo de Población de Naciones Unidas firmo en el 2020 un nuevo programa de país con el gobierno colombiano para ser implementado hasta el 2024, centrado en la promoción y el dlogo sobre políticas en apoyo de los esfuerzos del Gobierno por lograr el acceso universal a la salud sexual y reproductiva, reducir la mortalidad materna y el embarazo en la adolescencia entre las poblaciones más excluidas y marginadas, como son las afectadas por el conflicto armado, los habitantes de zonas rurales y las poblaciones indígenas y afro-descendientes y en particular entre los adolescentes, los jóvenes y las mujeres.

 

La exitosa implementación del Programa de País de UNFPA en Colombia (2021 -2024) demanda del fortalecimientde la capacidad de la oficina para la gestión con base en resultados, y  de la consolidación de un equipo administrativo que logre responder rápida y efectivamente a la ejecución de los proyectos y planes de trabajo.

 

Perfil.

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de dos años en cargos secretariales y/o administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar  en  grupo  y  ambientemulticulturales.  Experiencia  en  organismos  internacionales, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción.

 

Objeto de la Contratación.

 

Bajo la orientación y supervisión del/la Representante Auxiliar y/o su delegado, brinda apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.

 

Funciones.

 

Bajo la supervisión directa del/la Representante Auxiliar y/o su delegado.

 

  1. Asistir   al/los   Asesores   y   demás   consultores   en   el   desarrollo   de   las   actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
  2. Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo, en términos de: personal, ordenes de servicio/compra, contratos de servicios profesionales, equipos y otros eventos para facilitar la ejecución de los mismos.
  3. Participar en la organización de eventos.
  4. Elaboración de órdenes de compra nacionales y servicios hasta por la suma de USD$50.000.
  5. Apoyo en el manejo de presupuesto y planes de trabajo a cargo.
  6. Ingreso de vendors, requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos o ingreso de vouchers y revisión de pagos según perfil asignado.
  7. A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Atlas.
  8. Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas y demás documentación oficial.
  9. Llevar a cabo las tareas asignadas en GPS (Global Programming System) de los Planes de Trabajo a su cargo.
  10. Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos.
  11. Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; realizar y seleccionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales; responder consultas con discreción.
  12. Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
  13. Mantener al día los archivos físicos y digitales de documentos y correspondencia de el/los Asesores y demás consultores a cargo y proyectos regionales/territoriales.
  14. Mantener al día la lista de nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones.
  15. Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.
  16. Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
  17. Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
  18. Entrenar y dar inducción a nuevo(a)s asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
  19. Preparar   borradores   de   correspondencia   no   sustantiva,   tomar   dictado   y   recibir instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
  20. Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas en su área y redactar actas, memorias de reuniones y notas técnica según se requiera, de los Planes de Trabajo a su cargo.
  21. Manejo de calendario (Agenda) de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
  22. Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
  23. Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).

 

Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en pdf debidamente firmado, acompañado de una carta de intención, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA en la ciudad de Bogotá, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org

 

Las solicitudes se recibirán hasta el 19 de enero de 2020, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.