CONVOCATORIA AUXILIAR ADMINISTRATIVO/A RESPUESTA HUMANITARIA
PERFIL
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración; deseables estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel básico de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en español.
OBJETO
Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros del proyecto humanitario con el PRM. Incluye asuntos logísticos, procesos de compras, contratación, viajes, pagos, monitoreo e informes de proyectos.
ACTIVIDADES
Bajo la supervisión directa del/la Coordinador(a) y el acompañamiento del(a) asistente administrativo(a) del Proyecto del PRM:
- Analizar con el/la asistente administrativo/a necesidades operativas y procedimentales del proyecto, y coordinar con él/ella, las actividades a desarrollar para llevarlas a cabo de forma oportuna: compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes y otras acciones administrativas, financieras y logísticas del proyecto.
- Con la del/la coordinador/a del proyecto, apoyar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación, y otras necesarias para el adecuado desarrollo de este proceso)
- Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos establecidos por UNFPA para entrega debidamente diligenciados y firmados.
- Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas del proyecto y apoyar los procesos de contratación según lineamientos que le provea el/la asistente administrativo/a del proyecto.
- Apoyar al/la asistente administrativo/a en el trámite y organización de la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
- Apoyar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
- Apoyar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
- Con el apoyo del/la asistente administrativo/a del proyecto, organizar los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Apoyar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados al proyecto.
- Apoyar la logística, preparar los documentos, equipos, auditorios y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
- Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional en caso de requerirse.
- Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.
Ver TDR adjunto para mayor infomación
Para el proceso de selección deberá descargar el FormatoP11 , diligenciar y enviar en un único archivo PDF debidamente firmado indicando claramente el nombre de la posición a la cual están aplicando al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 24 de septiembre 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
