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Convocatoria: ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL PROYECTO HUMANITARIO DEL PRM

CONVOCATORIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL PROYECTO HUMANITARIO DEL PRM

“Acceso a servicios de SSR que salvan vidas, para mujeres en edad reproductiva y acceso a servicios seguros, confidenciales y oportunos para salvar vidas a sobrevivientes de VBG.”

PERFIL

Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Deseable profesional en administración, economía, contaduría o carreras afines.  Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia mínima de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. 

Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

OBJETO

Realizar el apoyo administrativo y financiero para la ejecución de los procesos programáticos, administrativos, financieros y logísticos en desarrollo del plan operativo y para el cumplimiento de procesos y productos relacionados con el Proyecto humanitario del PRM.

ACTIVIDADES

  • Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes). 
  • Coordinar los procesos administrativos del Proyecto del PRM con el equipo administrativo del UNFPA, asistir a las reuniones administrativas a las cuales sea convocado y mantener informada (o) al coordinador (a) del proyecto de los resultados de esta coordinación y reuniones. 
  • Asegurar el cumplimiento de las obligaciones y realizar seguimiento a la operación del auxiliar administrativo del proyecto.  
  • Coordinar y desarrollar, con el apoyo del auxiliar administrativo, los procesos administrativos para concretar las compras de materiales, productos e insumos de acuerdo a la norma de Procurement de UNFPA, del proyecto, solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y demás que puedan ser requeridos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA. 
  • Recibir insumos realizando el debido registro, verificar las condiciones de calidad y cantidades, preparar las bases de datos con la información para su envío. 
  • Organizar y desarrollar, con el apoyo del auxiliar administrativo, y en coordinación con el coordinador (a) del proyecto, el plan de distribución de los insumos, realizar el alistamiento de los paquetes, apoyar su distribución de acuerdo a los compromisos del proyecto, garantizando el cumplimiento de las normas para control de inventarios y realizar el seguimiento para garantizar el recibo en el destino final y la consecución de los soportes firmados requeridos por el Proyecto (llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario). 
  • Articular el manejo de inventario de los insumos que corresponda, bajo la normatividad exigida por statutory. 
  • Llevar el control del presupuesto del proyecto y realizar periódicamente análisis y balance financiero y de gestión para monitoreo y evaluación con la periodicidad y en los formatos que solicite el/la coordinador/a del proyecto. 
  •  Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
  • Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
  • Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
  • Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de compras, selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas. 
  • Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera. 
  • Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA. 
  • Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
  • Coordinar con el auxiliar administrativo el seguimiento a los trámites de correspondencia del Proyecto, verificando su recibo y el cumplimiento de respuesta dentro de los términos.
  • Coordinar con el auxiliar administrativo el mantenimiento del archivo de documentos y correspondencia
  • Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
  • Dar soporte a los procesos de pagos y compras del proyecto, asegurando la pertinencia de los documentos y soportes requeridos para realizar dichos pagos, según procedimientos UNFPA. 
  • Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera. 
  • Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
  • Coordinar los procesos administrativos para la preparación y trámite de solicitudes de viajes tanto internos como externos, información para Security Clearance y coordinar con los profesionales para asegurar las legalizaciones de viajes.
  •  Brindar apoyo logístico y administrativo al equipo del proyecto: coordinar la logística, preparar los documentos, equipos, auditorios y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales. 
  • Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
  • Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
  • Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
  • Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.
  • Ver TDR adjunto para mayor infomación

     

    Para el proceso de selección deberá descargar el FormatoP11 , diligenciar y enviar en un único archivo PDF debidamente firmado indicando claramente el nombre de la posición a la cual están aplicando al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org

    Las solicitudes se recibirán hasta el 24 de septiembre 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.