CONVOCATORIA ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL PROYECTO HUMANITARIO DEL PRM
“Acceso a servicios de SSR que salvan vidas, para mujeres en edad reproductiva y acceso a servicios seguros, confidenciales y oportunos para salvar vidas a sobrevivientes de VBG.”
PERFIL
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Deseable profesional en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia mínima de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales.
Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
OBJETO
Realizar el apoyo administrativo y financiero para la ejecución de los procesos programáticos, administrativos, financieros y logísticos en desarrollo del plan operativo y para el cumplimiento de procesos y productos relacionados con el Proyecto humanitario del PRM.
ACTIVIDADES
Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
Coordinar los procesos administrativos del Proyecto del PRM con el equipo administrativo del UNFPA, asistir a las reuniones administrativas a las cuales sea convocado y mantener informada (o) al coordinador (a) del proyecto de los resultados de esta coordinación y reuniones.
Asegurar el cumplimiento de las obligaciones y realizar seguimiento a la operación del auxiliar administrativo del proyecto.
Coordinar y desarrollar, con el apoyo del auxiliar administrativo, los procesos administrativos para concretar las compras de materiales, productos e insumos de acuerdo a la norma de Procurement de UNFPA, del proyecto, solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y demás que puedan ser requeridos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
Recibir insumos realizando el debido registro, verificar las condiciones de calidad y cantidades, preparar las bases de datos con la información para su envío.
Organizar y desarrollar, con el apoyo del auxiliar administrativo, y en coordinación con el coordinador (a) del proyecto, el plan de distribución de los insumos, realizar el alistamiento de los paquetes, apoyar su distribución de acuerdo a los compromisos del proyecto, garantizando el cumplimiento de las normas para control de inventarios y realizar el seguimiento para garantizar el recibo en el destino final y la consecución de los soportes firmados requeridos por el Proyecto (llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario).
Articular el manejo de inventario de los insumos que corresponda, bajo la normatividad exigida por statutory.
Llevar el control del presupuesto del proyecto y realizar periódicamente análisis y balance financiero y de gestión para monitoreo y evaluación con la periodicidad y en los formatos que solicite el/la coordinador/a del proyecto.
Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de compras, selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
Coordinar con el auxiliar administrativo el seguimiento a los trámites de correspondencia del Proyecto, verificando su recibo y el cumplimiento de respuesta dentro de los términos.
Coordinar con el auxiliar administrativo el mantenimiento del archivo de documentos y correspondencia
Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
Dar soporte a los procesos de pagos y compras del proyecto, asegurando la pertinencia de los documentos y soportes requeridos para realizar dichos pagos, según procedimientos UNFPA.
Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
Coordinar los procesos administrativos para la preparación y trámite de solicitudes de viajes tanto internos como externos, información para Security Clearance y coordinar con los profesionales para asegurar las legalizaciones de viajes.
Brindar apoyo logístico y administrativo al equipo del proyecto: coordinar la logística, preparar los documentos, equipos, auditorios y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.
Ver TDR adjunto para mayor infomación
Para el proceso de selección deberá descargar el FormatoP11 , diligenciar y enviar en un único archivo PDF debidamente firmado indicando claramente el nombre de la posición a la cual están aplicando al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 24 de septiembre 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
