Auxiliar administrativo proyecto Partera Vital Fase 2

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN(A) AUXILIAR ADMINISTRATIVO(A) PARA LA SEGUNDA FASE DEL PROYECTO PARTERA VITAL

PERFIL

Bachiller o profesional con conocimiento en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas.

Deseable: Nivel básico de inglés, experiencia en organismos internacionales, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción. Experiencia de trabajo con sistema Atlas.

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

Brindar apoyo administrativo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones de los planes de trabajo del proyecto Partera Vital fase 2.

ACTIVIDADES

Bajo la supervisión directa de la persona coordinadora del proyecto y la profesional especializada en SSR:

1. Asistir a la coordinación y al asistente de programa del Outcome 1, en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
2. Revisar periódicamente las actividades necesarias para cumplir con las necesidades operativas y procedimentales del proyecto de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
3. Con el/la asistente administrativo/a del UNFPA y la coordinación del proyecto, apoyar las compras, planes de distribución y contratos aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
4. Apoyar al/la asistente administrativo/a del UNFPA y la coordinación del proyecto, Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluyen:

• Apoyar la generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
• Llevar control del presupuesto del área.
• Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
• Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
• Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
• Apoyar en la realización del informe financiero mensual y final para el seguimiento administrativo del proyecto.

5. En relación con los socios implementadores y/o contratistas

• Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
• Dentro de su competencia, llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
• Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
• Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
• Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.

6. En relación con los pagos:

• Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
• Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
• Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.

7. Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
8. Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
9. Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
10. Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
11. Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
12. Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones.
13. Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
14. Participar de manera activa en la planeación financiera de proyección y de formulación de fases subsiguientes.

Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto

Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.