Asistente de Programa y Shipment Tracker

PERFIL

Educación profesional en áreas relacionadas con administración como finanzas, logística, ingeniería, contaduría entre otros. Habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia específica de 1 año en acciones logísticas en organismos internacionales, manejo de aduana y certificaciones INVIMA. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.

OBJETO DE LA CONTRATACIÓN

El/la Asistente de Programa y Shipment Tracker asistirá y apoyará al área de programa en el desarrollo de las actividades administrativas, relativas a sus responsabilidades y aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA, así mismo apoyará al área logística del UNFPA, con las acciones relativas al proceso de manejo de insumos.

FUNCIONES

Bajo la supervisión del Analista de Salud Sexual y Reproductiva del UNFPA en acompañamiento del Asociado Administrativo y Financiero del UNFPA o sus delegados, el/la Asistente de Programa y Shipment Tracker tendrá a cargo de las siguientes funciones:

Apoyo en asistencia al equipo de Programa:

• Asistir al/los Asesor/es y demás consultores de programa en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
• Asistir con el ingreso de requerimientos operativos del programa/planes de trabajo,
• Apoyar con la elaboración de términos de referencia para: personal, órdenes de servicio/compra, contratos de servicios profesionales, equipos y otros eventos para facilitar la ejecución de los mismos.
• Participar en la organización de eventos, así como el seguimiento de los mismos.
• Elaborar órdenes de compra nacionales y servicios hasta por la suma de USD$100.000
• Apoyo en la planeación y el manejo de presupuesto y planes de trabajo a cargo.
• Ingreso de vendors, requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos o ingreso de vouchers y revisión de pagos según perfil asignado en el sistema operativo del UNFPA.
• A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el sistema operativo del UNFPA.
• Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de archivos de proyecto, actas, contratos, órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas y demás documentación oficial.
• Llevar a cabo las tareas asignadas en GPS (Global Programming System) de los Planes de Trabajo a su cargo.
• Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos de UNFPA.
• Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; realizar y seleccionar llamadas telefónicas nacionales e internacionales; responder consultas con discreción.
• Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
• Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia de el/los Asesores y demás consultores a cargo y proyectos regionales/territoriales.
• Mantener al día la lista de nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones.
• Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.
• Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
• Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
• Entrenar y dar inducción a nuevo(a)s asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
• Preparar borradores de correspondencia no sustantiva, tomar dictado y recibir instrucciones sobre temas diversos. Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
• Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas en su área y redactar actas, memorias de reuniones y notas técnica según se requiera, de los Planes de Trabajo a su cargo.
• Manejo de calendario (Agenda) de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
• Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones de el/los Asesores y demás consultores a su cargo.
• Hacer seguimiento del cumplimiento de los compromisos adquiridos por el personal contratado bajo el área de programa o proyectos que apoya.
• Realizar otras labores, relativas al cargo asignado, por el/la supervisor(a).

Apoyo en Asistencia de Adquisiciones:

• Apoyar la ejecución de procesos de adquisiciones, bienes y/o servicios, en el marco de la agenda del UNFPA.
• Participar en la elaboración y ejecución del Plan de Adquisiciones (fases de pre-compra, compra y post-compra) y de Contrataciones de Proyecto/s cuando sea necesario, así como el seguimiento y actualizaciones del mismo.
• Garantizar en todo momento el fiel apego a las normas de Adquisiciones del UNFPA.
• Establecer y mantener actualizados los expedientes, documentales y electrónicos relacionados con las actividades de adquisición del Programa y cumplir con los requerimientos que aplican al mismo.
• Dar seguimiento y facilitar información sobre los informes de avance de las diferentes licitaciones y/o contrataciones de servicios, etc. bajo su responsabilidad.
• Apoyar al Procurement Focal Point en las gestiones necesarias para resolver cualquier problema generado en un proceso de adquisiciones o contratación relacionado con aclaraciones, inconformidades, solicitudes de información, conforme se hayan previsto en el desarrollo de los procesos.
• Orientar sobre el monitoreo y evaluación del desempeño de gestión de distribución de los insumos,
• Apoyo en la revisión de los procesos de contratación y otros que vayan a ser objeto de auditoría.
• Apoyo en el seguimiento, control y reporte de los inventarios y existencias de todos insumos, y productos que hayan sido adquiridos, en el marco de la agenda del UNFPA.
• Seguimiento y alimentación del cuadro de control para el seguimiento de todos los procesos de manejo de inventarios de la Oficina del UNFPA Colombia.
• Participar en reuniones de trabajo que a criterio lo requiera.
• Realizar otras labores, relativas al cargo asignado, por el/la supervisor(a).