PERFIL
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Educación profesional en áreas relacionadas con administración como finanzas, logística, ingeniería, contaduría entre otros. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia mínima de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
OBJETO
El/la Asistente Administrativo y de Programa asistirá y apoyará a el/la Asociado/a Administrativo/a y Financiero/a del UNFPA, en el desarrollo de las actividades administrativas, relativas a sus responsabilidades y aplicando permanentemente las normas y procedimientos del UNFPA.
ACTIVIDADES
Bajo la dirección del Asociado Administrativo y Financiero del UNFPA o su delegado/a, el/la Asistente Administrativo y de Programa tendrá las siguientes funciones:
- Asistir al Asociado Administrativo y Financiero en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Apoyar con el levantamiento de diferentes procesos administrativos teniendo como base las políticas y regulaciones del UNFPA.
- Apoyar y hacer seguimiento a las acciones necesarias para el cierre operacional y financiero de proyectos.
- Gestionar y hacer seguimiento a la recuperación de costos de los diferentes proyectos del UNFPA.
- Apoyar en el seguimiento presupuestal del UNFPA.
- Apoyar en la organización digital de los documentos de la oficina en la plataforma iDocs.
- Llevar un control detallado de los pagos de seguridad social y cursos mandatorios que debe realizar el personal del UNFPA.
- Realizar seguimiento y pago de las facturas de toda la oficina, de tiquetes emitidos por la Agencia de viajes.
- Apoyar al punto focal Greening the Blue en recopilación de información necesaria a reportar a la Sede y gestionar iniciativas que promuevan la sostenibilidad ambiental en la gestión de las instalaciones y operaciones del UNFPA.
- Apoyar con la organización de los Logs mensuales de los vehículos de la oficina y gestionar el pago de horas extras de los conductores.
- Apoyar en la gestión de pagos generados por el área administrativa y aquellos que le sean asignados.
- Procesar pagos en el sistema Atlas siguiendo las políticas de la organización.
- Apoyar en la revisión de requisiciones y órdenes de compra abiertas en el sistema y gestionar su cierre cuando sea necesario.
- Manejo y control de licencias Zoom
- Realizar otras labores relativas al cargo asignadas por el supervisor.
Para mayor información ver documento adjunto
Para aplicar a esta convocatoria deberá enviar un correo electrónico a la dirección vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org indicando en el asunto el título de la convocatoria y anexando el formato P11 PDF firmado y marcado con su Nombre y Apellido, junto con una carta de intención que indique razón por la cual se considera idóneo/a para el cargo.
Las solicitudes se recibirán hasta el 14 de febrero de 2022, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias y obtengan mayor puntaje.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Por disposiciones de gobierno y del Sistema de Naciones Unidas, la oficina del UNFPA se encuentra en modalidad teletrabajo, sin embargo, esto puede cambiar y se podrá requerir asistencia presencial para lo cual se deberá presentar carnet de vacunación COVID.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
