PERFIL
Educación:
- Profesional con conocimiento en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas.
- Deseable: Nivel básico de inglés, experiencia en organismos internacionales, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción. Experiencia de trabajo con sistema Atlas.
Conocimientos y Experiencia:
- Al menos tres (3) años de experiencia de tres años en cargos administrativos
Lenguajes:
- Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
PROPÓSITO DE LA CONTRATACIÓN
Brindar apoyo administrativo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones de los planes de trabajo del programa Salud Sexual y Reproductiva principalmente del proyecto Partera Vital fase 2..
La posición:
El/la asistente apoyara al UNFPA en la asistencia administrativa del Proyecto Partera Vital, financiado por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID)
ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES
Bajo la supervisión directa de la persona coordinadora del proyecto y la profesional especializada en SSR:
- Asistir a la coordinación y al asistente de programa del Outcome 1, en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Revisar periódicamente las actividades necesarias para cumplir con las necesidades operativas y procedimentales del proyecto de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
- Con el/la asistente administrativo/a del UNFPA y la coordinación del proyecto, apoyar las compras, planes de distribución y contratos aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
- Apoyar al/la asistente administrativo/a del UNFPA y la coordinación del proyecto, Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluyen:
- Apoyar la generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
- Llevar control del presupuesto del área.
- Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
- Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
- Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
- Apoyar en la realización del informe financiero mensual y final para el seguimiento administrativo del proyecto.
- En relación con los socios implementadores y/o contratistas
- Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
- Dentro de su competencia, llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
- Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
- Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
- Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
- En relación con los pagos:
- Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
- Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
- Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
- Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
- Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
- Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
- Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones.
- Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
- Participar de manera activa en la planeación financiera de proyección y de formulación de fases subsiguientes.
Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto.
Mayor información en TDR adjuntos
Para el proceso de selección el/la aspirante deberá entregar su hoja de vida en formato P11 debidamente firmado. La evaluación de las hojas de vida se realizará sólo a aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos incluido el formato de presentación de inclusión descritos en el perfil de los presentes términos de referencia y la entrega de documentos.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
