PERFIL
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Educación:
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, e internet y otros equipos de oficina.
Conocimientos y Experiencia:
Al menos tres (3) años de experiencia de tres años en cargos administrativos.
Lenguajes:
Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
Deseable:
Experiencia administrativa previa en organismos internacionales.
JUSTIFICACIÓN
El UNFPA Colombia requiere a un(a) profesional que brinde apoyo apoyo administrativo para de las actividades y operaciones de los planes de trabajo del proyecto del Proyecto “ODS 5: Iniciativa para Acelerar el Empoderamiento Económico de las Mujeres”, en coordinación con la Asesora de Género, Derechos e interculturalidad del UNFPA y de manera articulada con la profesional especializada para apoyo a la coordinación del resultado 3.
LA POSICIÓN
Asistente administrativo(a) y financiero(a) realizará apoyo administrativo, logístico y financiero del proyecto “Aceleración del empoderamiento económico de las mujeres rurales en Colombia” en las acciones realizadas en el marco del Outcome 3 y los Outputs 3.1 y 3.2. El/la asistente deberá asegurar el cumplimiento de las actividades, operaciones, procesos y productos relacionados con el proyecto. Así mismo, deberá mantener informado al coordinador(a) del proyecto de los resultados de esta asistencia técnica
OBJETIVO
Realizar el apoyo administrativo, logístico y financiero del proyecto “Aceleración del empoderamiento económico de las mujeres rurales en Colombia” en las acciones realizadas en el marco del Resultado 3. El/la asistente deberá asegurar el cumplimiento de las actividades, operaciones, procesos y productos relacionados con el proyecto. Así mismo, deberá mantener informado al coordinador(a) del proyecto de los resultados de esta asistencia técnica.
RESPONSABILIDADES
- En apoyo a la coordinación del proyecto, llevar el control del presupuesto del proyecto y realizar periódicamente análisis y balance financiero y de gestión para monitoreo y evaluación con la periodicidad y en los formatos que solicite el/la coordinador/a del proyecto.
- Realizar periódicamente reportes, análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye: Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero, llevar control del presupuesto, monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución, compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
- Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto.
- Acompañar a la coordinación en el proceso de planeación y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, contrataciones, presentación de informes, entre otros).
- Atender las capacitaciones inherentes al cargo y promover el autoconocimiento de acuerdo a las normas existentes.
- Coordinar los procesos administrativos del proyecto con el equipo administrativo del UNFPA, asistir a las reuniones administrativas a las cuales sea convocado(a) y mantener informado(a) al/ la coordinadora(a) del proyecto de los resultados de esta coordinación y reuniones.
- Facilitar los procesos de gestión y seguimiento financiero y administrativo del proyecto, según los protocolos administrativos y financieros del UNFPA.
- Preparar los aspectos administrativos y financieros de los términos de referencia para la selección de las personas encargadas del desarrollo del plan de acción y la obtención de los productos.
- Apoyar a la coordinación con el equipo de consultor/as para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos, procesos y productos según las líneas técnicas incluidas en el proyecto.
- Generar reportes de la gestión administrativa y financiera a solicitud de la Coordinación del proyecto y preparar y presentar los informes administrativos contables y financieros para las sesiones de los comités técnicos.
- Capacitar al personal del proyecto en procedimientos y compartir documentación necesaria para la legalización de actividades inherentes a los roles: viajes, reembolsos, pago consultorías, vacaciones, compensatorios, security clearance , etc.
- Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a contratistas (personas jurídicas y naturales): garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos, realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
- Diseñar y aplicar un instrumento de seguimiento a la ejecución técnica y financiera para cada una de las líneas de acción y sus procesos y productos.
- Revisar los aspectos administrativos y financieros de las actas y memorias de las reuniones técnicas y de avance del plan operativo del convenio.
- Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo la recopilación de las actas de reuniones debidamente firmadas, de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del convenio.
- Preparar los documentos, equipos y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones virtuales o presenciales que se requieran.
- Las demás que se requieran para brindar apoyo a la coordinación general del proyecto en la cabal ejecución de este
Mayor información en TDR adjuntos
Para aplicar a esta convocatoria deberá hacerlo a través de la plataforma Quantum
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias y obtengan mayor puntaje en la evaluación del proceso.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
