CONTRATACIÓN DE UN/A ASISTENTE ADMINISTRATIVO/A PARA EL CONVENIO “ACCIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA CIUDADANÍA ACTIVA DE LAS MUJERES Y LA PROMOCIÓN DE ESCENARIOS DE PARTICIPACIÓN EN ESTRATEGIAS DE RECONCILIACIÓN, CONVIVENCIA, CONSTRUCCIÓN DE PAZ Y EJERCICIOS DE NO REPETICIÓN”
OBJETO
Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros que hacen parte del plan de trabajo del convenio. Incluye asuntos logísticos, procesos de compras, contratación, viajes, pagos, monitoreo e informes de convenio.
PERFIL
Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. Experiencia de tres (3) años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales. Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
ACTIVIDADES
Bajo la supervisión directa de la coordinación del convenio y/o su delegado/a:
1. Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del convenio, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
2. Con el/la Asesora del outcome y el Asistente Administrativo del UNFPA y la Coordinación del convenio apoyar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA
3. Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del convenio. (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación…)
4. Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos entregados debidamente diligenciados y firmados.
5. Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del convenio para monitoreo y evaluación, que incluye:
- Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
- Llevar control del presupuesto del convenio.
- Monitorear los reportes de gastos del convenio con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
- Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del convenio.
- Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
6. En relación con los socios implementadores y/o contratistas
- Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
- Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
- Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
- Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
- Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
7. En relación con los pagos:
- Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
- Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el convenio para realizar los pagos.
- Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
8. Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del convenio, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
9. Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
10. Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del convenio, incluyendo las reuniones virtuales.
11. Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
12. Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Convenio.
13. Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
14. Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
15. Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan de trabajo del Convenio.
Las personas interesadas en esta vacante, deben enviar el Formato P11 en PDF debidamente firmado, acompañado de una carta de intención al cargo, a nombre del Fondo de Población de las Naciones Unidas – UNFPA, indicando claramente el cargo al cual están aplicando o al correo electrónico: vacantes-unfpa-colombia@unfpa.org
Las solicitudes se recibirán hasta el 10 de junio de 2021, 5:00 p.m. Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles (P11) cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias.
