Objetivo del trabajo
El/la Asistente Financiero(a) y Administrativo(a) brinda apoyo financiero de calidad a clientes internos y externos, y es experto de las reglas, directrices, procesos y procedimientos relevantes. Adopta un enfoque orientado al cliente y centrado en los resultados para interpretar las normas, procedimientos y directrices, brindando orientación a los proyectos apoyados por la Oficina de Colombia y el UNFPA.
Cualificaciones y Experiencia:
Educación:
- Se requiere educación secundaria completa. Título universitario de primer nivel en Finanzas, Contaduría Pública y/o áreas afines altamente deseable.
Conocimientos y Experiencia:
- Cinco años de experiencia relevante en administración, finanzas o gestión de oficinas.
- Competencia en aplicaciones de software de oficina actuales: especialmente conocimientos avanzados de Office, en particular hojas de cálculo y textos y sistemas de TI.
Idiomas:
La posición:
El/la Asistente Financiero(a) y Administrativo(a) es responsable del control y seguimiento a la ejecución de los recursos financieros y presupuestarios de la oficina y del programa, apoyando en la planificación y supervisión de todos los recursos financieros bajo la responsabilidad de la Oficina de País. Él/ella apoya el monitoreo de los recursos disponibles, ejerciendo un control financiero apropiado y asegurando que las políticas financieras corporativas se cumplan y que se establezcan y mantengan estructuras de informes. Presta asistencia en el seguimiento de la aplicación de soluciones alternativas para cumplir los objetivos de los programas y las oficinas;
Su función es contribuir a que la Oficina de País esté orientada a los resultados, y ayudar en la ejecución de los programas, atendiendo a las necesidades financieras y presupuestarias de los proyectos, y colaborando estrechamente con el personal de programas de la oficina.
Actividades principales/Resultados esperados:
El/la Asistente Financiero(a) y Administrativo(a) apoya a el/la Asociado/a Financiero/a y Administrativo/a con las siguientes responsabilidades:
- Apoya el monitoreo financiero de todos los recursos regulares y no regulares de los programas, proporcionando análisis financieros necesarios, como por ejemplo informes financieros que incluyen los precios de implementación en relación con los indicadores/resultados. Detecta posibles problemas de exceso de gasto y propone medidas correctivas;
- Apoya en la elaboración de instrumentos y mecanismos para la supervisión eficaz y eficiente de los presupuestos de programas, coordina la recopilación de datos financieros y proporciona información financiera precisa y actualizada a la Sede y a la Oficina Regional de manera continua;
- Sigue las políticas y procedimientos financieros y brinda orientación y capacitación al personal y a los gerentes de proyectos. Determina las formas en que las necesidades financieras de los programas pueden satisfacerse o mejorarse en el marco de las políticas existentes;
- Prepara informes sobre pagos anticipados, contribuciones y gastos del Presupuesto Institucional trimestralmente y analiza los patrones de gasto. Detecta posibles gastos excesivos y sugiere medidas correctivas;
- Ayuda en la gestión del presupuesto de la Oficina País mediante la formulación del presupuesto, el control de las habilitaciones, el monitoreo de los gastos y la preparación de revisiones según las necesidades de la Oficina de Colombia.
- Participa en capacitaciones o evaluaciones de los socios, el monitoreo del saldo total de la OFA (Operating Fund Account) y la contabilidad adecuada de los fondos;
- Proporciona servicios de apoyo financiero y presupuestario para el logro de resultados de programas y proyectos. Presta atención a los aspectos relacionados con los reglamentos, normas y directrices del UNFPA relativos a la ejecución directa de los recursos regulares del programa, como la modalidad HACT, los acuerdos de las Naciones Unidas y otras prácticas pertinentes; Presta atención y emite alertas en relación con las fluctuaciones por tasa cambiaria.
- Proporciona servicios de apoyo financiero y presupuestario en apoyo del logro de resultados de los programas. Presta atención a los aspectos de los insumos de los proyectos en términos de recuperación de costos.
- Comprende las políticas y procedimientos financieros, en particular los relacionados con la ejecución del Plan de País, y proporciona orientación y capacitación al personal y a los asociados en acompañamiento del/la Coordinador/a de Programa.
- Revisa y monitorea los cargos por servicios comunes, recuperación de costos y UPL (Universal Princing List) considerando la máxima eficiencia de costos;
- Procesa y supervisa los anticipos salariales y su debida contabilidad;
- Supervisa las cuentas de fondos de donantes, gobiernos, personal del UNFPA (reembolsos) o proveedores (agencias de viajes y otros subcontratos);
- Tramita los anticipos para viajes y los reembolsos en el marco de la ejecución del programa;
- Ayuda en la gestión del proceso de pago y los procedimientos bancarios mediante la creación de Invoice regulares y GLJE después de la verificación adecuada de la documentación y la aprobación por parte de las personas responsables;
- Mantiene registros financieros adecuados de los datos en Quantum y en otros sistemas de control paralelos y mantiene todos los documentos financieros en los archivos adecuados;
- Sirve de enlace y hace un seguimiento con el PNUD en relación con las transacciones financieras. Realiza funciones relacionadas en Quantum según el perfil pertinente;
- Presta asistencia a la Oficina de País en todos los asuntos y solicitudes financieros en el contexto de las auditorías internas y/o externas;
- Realiza otras tareas relacionadas asignadas por el Human Resources Management: SC e ICC
- Gestiona adquisiciones.
Más información en TDR adjuntos
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias y obtengan mayor puntaje en la evaluación del proceso.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
