Quantum - Asistente de Programa UNFPA

Locación:                      Bogotá, Colombia

Categoría:                     Asistencial

Tipo de Contrato:        SC-Nivel SB3-1

Título del Contrato:    ASISTENTE DE PROGRAMA

Idiomas:                        Español e inglés intermedio

Periodo del contrato:   A partir de la firma y hasta por seis meses, renovable dependiendo de desempeño y disponibilidad presupuestal

Justificación

El UNFPA Colombia requiere para su equipo un/a Asistente de programa para el proyecto humanitario, el cual centra su trabajo en proteger la dignidad y los derechos humanos, especialmente los derechos sexuales y reproductivos de las mujeres y jóvenes, y en asegurar que las necesidades en SSR, VBG y diferenciadas de los distintos grupos poblacionales de una comunidad afectada se atiendan en contextos de emergencia. Particularmente trabaja en: i) prevención y respuesta a las violencias basadas en género; ii) mejorar el acceso a servicios de salud sexual y reproductiva y iii) empoderamiento adolescentes y jóvenes. Las acciones en respuesta humanitaria y la alta movilización de recursos ha generado un reto programático y operacional a nivel de la oficina de país, para el cuál se han establecido estrategias de respuesta para afrontar rápida y efectivamente los requerimientos presentados. La oficina de UNFPA en Colombia determinó la importancia de contar con el acompañamiento por parte de una Asistente de Programa adicional, al inicialmente designado como soporte y apoyo al proyecto teniendo en cuenta la alta demanda de revisión de procesos.

La posición:

El/la Asistente de programa estará encargado de “Brindar apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.”

Cómo puede marcar la diferencia:

El UNFPA es el principal organismo de las Naciones Unidas para conseguir un mundo en el que todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes desarrollen su potencial.  El plan estratégico del UNFPA (2022-2025), reafirma la relevancia de la actual dirección estratégica del UNFPA y se centra en tres resultados transformadores: poner fin a las muertes maternas evitables; acabar con las necesidades insatisfechas de planificación familiar; y acabar con la violencia de género y las prácticas nocivas. Estos resultados recogen nuestros compromisos estratégicos para acelerar el progreso hacia la realización de la CIPD y los ODS en la Década de Acción que conduce a 2030. Nuestro plan estratégico hace un llamamiento a los Estados Miembros de las Naciones Unidas, a las organizaciones y a las personas para que "avancen mejor", al tiempo que abordan los efectos negativos de la pandemia del Covid-19 en el acceso de las mujeres y las niñas a la salud sexual y reproductiva y a los derechos reproductivos, recuperen los logros perdidos y alcancen nuestros objetivos.

En un mundo en el que los derechos humanos fundamentales están en peligro, necesitamos personal con principios y ética, que encarne estas normas y estándares internacionales, y que los defienda con valentía y plena convicción.

El UNFPA busca candidatos que transformen, inspiren y ofrezcan resultados sostenidos y de gran impacto; necesitamos personal que sea transparente, excepcional en la forma de gestionar los recursos que se le confían y que se comprometa a ofrecer resultados de excelencia en los programas.

Objetivo del trabajo:

Apoyará la gestión eficaz de las actividades del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA. 

Sería responsable de: 

Bajo la dirección del/la Asociado administrativo y financiero o su delegado/a, el/la Asistente de programa brinda servicios de: 

Asistir a los Asesores/Coordinadores y demás consultores del área en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.

Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de personal, subcontratos, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos relativos a programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de los mismos.

Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios y de proyecto que sean ejecutados.

Asistir en las acciones administrativas propias del programa para la movilización de recursos.

Apoyar en la elaboración de Términos de Referencia asociados.

Revisar procesos documentales propios y de proyecto garantizando el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA  

Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos.

Elaboración de órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por la suma de USD$100.000.

Ingreso de requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos y/o generación de vouchers.

Revisión de procesos y pagos generados por asistentes de proyecto y elaboración de propios concernientes a apoyos directos.  

A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Atlas.

Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Atlas.

Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos del UNFPA.

Orientar al personal de proyecto en requerimientos referentes a normas y procedimientos del UFNPA. 

Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; responder consultas con discreción.

Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.

Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia del área.

Apoyar con el levantamiento de información referente a nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones en el área.

Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.

Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.

Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.

Entrenar y dar inducción a nuevos asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.

Preparar borradores de correspondencia no sustantiva.

Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.

Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área y redactar Actas de Comités Técnicos.

Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones del equipo del área.

Deberá garantizar conocer las normas y procedimientos del UNFPA en el ejercicio de sus funciones.

Garantizar que todos los apoyos brindados, se rigen por las normas y prodecimientos del UNFPA.

Desarrollar sus actividades respetando la estricta confidencialidad de los procesos. 

Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).

Cualificaciones y Experiencia:

Educación:

De acuerdo con el propósito, alcance y actividades establecidos, se requiere: Profesional en ciencias sociales y Administrativas, deseable especialización y/o maestría. Se valorará estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina. 

Conocimientos y Experiencia:

Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar. 

Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable. 

Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales

Lenguajes: 

Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.