Objetivo del trabajo
Apoyará la gestión eficaz de las actividades administrativas del programa del UNFPA. Demostrará un enfoque orientado al cliente y a los resultados para interpretar las normas, los procedimientos y las directrices en relación con los procesos administrativos y programáticos, al tiempo que prestará apoyo y orientación a la oficina en el país (CO) y a los proyectos apoyados por el UNFPA.
Cualificaciones y Experiencia:
Educación:
- De acuerdo con el propósito, alcance y actividades establecidos, se requiere: Profesional en ciencias sociales y Administrativas, deseable especialización y/o maestría. Se valorará estudios en administración, economía, contaduría o carreras afines. Excelentes habilidades en el manejo de sistemas, aplicaciones de MS Office, People Soft e internet y otros equipos de oficina.
Conocimientos y Experiencia:
- Experiencia de tres años en cargos administrativos. Organización y disciplina en las actividades a realizar.
- Experiencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de Naciones Unidas, deseable.
- Organización y disciplina en las actividades a realizar. Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales
Lenguajes:
- Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés, habilidades para la comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
La posición:
El/la Asistente de programa estará encargado de “Brindar apoyo para el efectivo funcionamiento de las actividades y operaciones del programa.”
Actividades principales/Resultados esperados:
Bajo la dirección del/la Asociado/a administrativo/a y financiero/a o su delegado/a, el/la Asistente de programa brinda servicios de:
- Asistir a los Asesores/Coordinadores y demás consultores del área en el desarrollo de las actividades administrativas relativas a sus responsabilidades.
- Capacitar y supervisar la ejecución financiera encomendada a los Asistentes de Proyecto.
- Asistir con el ingreso de requerimientos operativos de programa/planes de trabajo bajo la ejecución nacional en términos de personal, subcontratos, equipos, becas, giras de estudio y otros eventos relativos a programa y planes de trabajo para facilitar la ejecución de estos.
- Asistir en el seguimiento y control presupuestal de los recursos propios y de proyecto que sean ejecutados.
- Asistir en las acciones administrativas propias del programa para la movilización de recursos.
- Apoyar en la elaboración de Términos de Referencia asociados.
- Revisar procesos documentales propios y de proyecto garantizando el correcto cumplimiento de las normas y procedimientos del UNFPA.
- Participar en la cotización, organización y ejecución de eventos.
- Elaboración de TDRS para órdenes de compra y contratos CSP nacionales y servicios hasta por la suma de USD$100.000.
- Ingreso de requisiciones y órdenes de compra, expedición de recibos y/o generación de invoice, según perfil en Quantum.
- Revisión de procesos y pagos generados por asistentes de proyecto y elaboración de propios concernientes a apoyos directos de las áreas.
- A cargo del reporte, mantenimiento y limpieza de requisiciones y órdenes de compra ingresadas en el Quantum.
- Mantener actualizado dentro de la carpeta compartida el registro de órdenes de compra de los planes de trabajo ingresados en el Quantum.
- Participar y orientar al personal de proyecto en las normas y procedimientos del UNFPA.
- Orientar al personal de proyecto en requerimientos referentes a normas y procedimientos del UFNPA.
- Concertar citas y organizar viajes oficiales del (la) supervisor(a) y asesores a cargo y llevar su agenda; responder consultas con discreción.
- Recibir y seleccionar la correspondencia, anexando los antecedentes necesarios, así como mantener un sistema de seguimiento.
- Mantener al día los archivos físicos y/o digitales de documentos y correspondencia del área.
- Apoyar con el levantamiento de información referente a nombres, direcciones y teléfonos de ministerios y oficinas de gobierno, ONGs, representantes de entidades nacionales e internacionales con quienes se tienen relaciones en el área.
- Traducir documentos y correspondencia. Podría servir eventualmente de intérprete.
- Preparar material y resúmenes para uso de su supervisor(a) y asesores a cargo durante sus viajes oficiales o reuniones especiales.
- Seleccionar y redactar resúmenes y buscar información.
- Entrenar y dar inducción a nuevos asistentes y personal de apoyo y orientarlos sobre procedimientos de la oficina.
- Preparar borradores de correspondencia no sustantiva.
- Transcribir correspondencia, documentos y reportes, etc., utilizando las aplicaciones de MS Office, algunos de ellos de carácter confidencial, asegurando que la ortografía, la puntuación y la estructura, sean correctas.
- Brindar apoyo logístico para las diferentes reuniones organizadas por el área y redactar Actas de
- Comités Técnicos.
- Preparar y tramitar solicitudes de viajes tanto internos como externos, Security Clearances y legalizaciones del equipo del área.
- Deberá garantizar conocer las normas y procedimientos del UNFPA en el ejercicio de sus funciones.
- Garantizar que todos los apoyos brindados, se rigen por las normas y procedimientos del UNFPA.
- Desarrollar sus actividades respetando la estricta confidencialidad de los procesos.
- Realizar otras labores, relativas al cargo asignadas, por el/la supervisor(a).
Más información en TDR adjuntos
Únicamente se contactarán para el proceso de selección aquellas personas cuyos perfiles cumplan con todos los requisitos establecidos en los términos de referencias y obtengan mayor puntaje en la evaluación del proceso.
Naciones Unidas está comprometida en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos sociales minoritarios, grupos indígenas y personas con discapacidad están por igual alentados a aplicar. Todas las aplicaciones laborales serán tratadas con la más estricta confidencialidad.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos colombianos o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en Colombia.
