Propósito de la consultoría
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA) es una agencia de cooperación internacional para el desarrollo, que promueve el derecho de cada mujer, hombre y niño a disfrutar de una vida sana, con igualdad de oportunidades para todos y todas. El UNFPA apoya a los países en la utilización de datos sociodemográficos para la formulación de políticas y programas de reducción de la pobreza, y para asegurar que todo embarazo sea deseado, todos los partos sean seguros, todos los jóvenes estén libres de VIH/SIDA y todas las niñas y mujeres sean tratadas con dignidad y respeto, en especial aquellas afectadas por situaciones de emergencia humanitaria.
El UNFPA centra su trabajo humanitario en proteger la dignidad y los derechos humanos, especialmente los derechos sexuales y reproductivos de las mujeres y jóvenes, y en asegurar que las necesidades en SSR, VBG y diferenciadas de los distintos grupos poblacionales de una comunidad afectada se atiendan en contextos de emergencia. Particularmente trabaja en: i) prevención y respuesta a las violencias basadas en género; ii) mejorar el acceso a servicios de salud sexual y reproductiva y iii) empoderamiento adolescentes y jóvenes.
El área de respuesta humanitaria requiere para su equipo un/a asistente administrativo/a que dé soporte a los diferentes procesos que se generan en la operación de proyectos a su cargo, que apoye administrativa y logísticamente, la realización de procesos de compras, contrataciones, pagos, viajes, informes y en general los que correspondan a la ejecución financiera del área.
Formación profesional
- Educación secundaria completa y estudios secretariales y/o de administración.
Experiencia
- Experiencia mínima de tres (3) años en cargos administrativos.
Conocimientos y habilidades
- Excelentes habilidades en el manejo de manejo de herramientas de office, manejo de presupuestos e inventarios.
- Buenas relaciones humanas y facilidad para trabajar en grupo y ambientes multiculturales.
- Organización y disciplina en las actividades a realizar.
- Excelente dominio del idioma español y nivel intermedio de inglés
- Comunicación efectiva y para la redacción en inglés y español.
Alcance del trabajo:
Brindar soporte administrativo, para la ejecución de los procesos programáticos y financieros que hacen parte del plan operativo del área de respuesta humanitaria. Incluye asuntos logísticos, procesos de compras, contratación, viajes, pagos, monitoreo e informes de proyectos.
- Revisar periódicamente las necesidades operativas y procedimentales del proyecto, planear y ejecutar las actividades necesarias para llevarlas a cabo de forma oportuna (compras, pagos, viajes, contrataciones, presentación de informes).
- Con el Coordinador Administrativo y Financiero, el Asistente de Programa del UNFPA y la Coordinación del área de respuesta humanitaria apoyar las compras de materiales, productos e insumos, aplicando normas y procedimientos del UNFPA.
- Organizar y dar soporte para realizar las compras planeadas para el desarrollo del proyecto (realizar cotizaciones, contactar proveedores, realizar cartas de invitación).
- Apoyar el desarrollo del plan de distribución, llevar registro y un sistema básico para el manejo del inventario, así como el control de la emisión y recepción de las actas y formatos de entrega debidamente diligenciados y firmados.
- Realizar periódicamente análisis financieros y de gestión del proyecto para monitoreo y evaluación, que incluye:
- Generar los reportes de la gestión administrativa y balance financiero.
- Llevar control del presupuesto del área.
- Monitorear los reportes de gastos del proyecto con el fin de hacer seguimiento al nivel de ejecución.
- Compilar y organizar los documentos y soportes requeridos para la rendición de cuentas de los recursos del proyecto.
- Apoyar la presentación de informes financieros a nivel interno y externo.
- En relación con los socios implementadores y/o contratistas
- Conocer y promover el cumplimiento de las normas y procedimientos, en los procesos de selección, contratación, implementación de los asociados/contratistas.
- Dentro de su competencia llevar a cabo y/o apoyar los procesos de: contratación, evaluación, inducción, seguimiento, presentación de informes y auditoría de los asociados/contratistas según se requiera.
- Explicar a los asociados/contratistas las normas y procedimientos seguidos por el UNFPA.
- Mantener una comunicación permanente para el cumplimiento de los procedimientos y cronogramas de ejecución y entrega ajustados a las normas.
- Llevar un control del cumplimiento de los términos acordados en los contratos, productos y pagos programados.
- En relación con los pagos:
- Tramitar y organizar la documentación soporte para las solicitudes de pago a proveedores y contratistas.
- Garantizar el trámite oportuno de los documentos generados en el proyecto para realizar los pagos.
- Realizar el seguimiento de los pagos y dar las alertas correspondientes cuando se produzcan retrasos que puedan afectar la ejecución financiera.
- Mantener los archivos documentales (físicos y magnéticos) y de correspondencia del Proyecto, incluyendo actas de reuniones, según cada componente del mismo y de acuerdo a los protocolos del UNFPA.
- Desarrollar los procesos administrativos necesarios para asegurar el adecuado cumplimiento de los viajes de los profesionales vinculados.
- Coordinar la logística y procesos administrativos para la realización de eventos y/o reuniones del proyecto, incluyendo las reuniones virtuales.
- Preparar los documentos, equipos, auditorios y realizar las demás actividades de apoyo logístico, necesarias para la realización de las reuniones requeridas.
- Mantener la confidencialidad sobre todos los documentos y la información que se produzca y maneje durante la ejecución del Proyecto.
- Se requiere disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus obligaciones, así como disponibilidad para realizar viajes en el territorio nacional.
- Atender las solicitudes relacionadas con el objeto de su contrato, que haga la coordinación y los miembros del equipo.
- Las demás que le asigne el personal directivo y responsable de la ejecución del plan operativo del Proyecto
El/la consultor/a debe contar con equipos y buenas condiciones de conexión para asegurar el desarrollo de su consultoría y para la participación en reuniones y talleres/webinars de manera virtual y/o presencial.
Solo se contactaran a aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos establecidos en los presentes términos de referencia.
