RFQ Nº UNFPA/COL/RFQ/22/017-Dispersión de fondos a beneficiarias focalizadas de nuestros programas en los departamentos de Chocó, Arauca, La Guajira, Norte de Santander y Nariño

El UNFPA solicita la prestación de servicio para dispersión de fondos que facilite a UNFPA realizar pago de

subsidios en efectivo a beneficiarias que son focalizadas de nuestros programas en los departamentos y ciudades de Arauca (Arauca y Saravena), La Guajira (Riohacha y Maicao), Norte de Santander (Cúcuta) y Chocó (Quibdó) cuyas especificaciones técnicas serán relacionadas más adelante. 

Esta Solicitud de cotización está abierta a todas las empresas constituidas legalmente que puedan proporcionar los productos requeridos y tengan capacidad logística para entregar los productos en cualquier parte del país, o a través de un representante autorizado.

 Objetivos y alcance

I. ACTIVIDADES A DESARROLLAR:

• Recibir fondos por parte de UNFPA para hacer el pago de 800 transferencias por cuantía de 370.000 pesos m/cte cada una, de acuerdo a la solicitud de UNFPA y a personas previamente focalizadas.
• Disponer de mecanismos que faciliten a UNFPA informar de manera confidencial y segura, los datos de las personas que van a ser beneficiadas con la realización de pagos y poderlos atender de forma ágil.
• Los pagos deben realizarse a través de los productos financieros que ofrezca la empresa, entre estos, el de depósito electrónico; garantizando siempre que los usuarios puedan hacer el manejo de este dinero en efectivo y si es posible, tengan la posibilidad de realizar pagos electrónicos.

Para la propuesta informar cuál sería la opción utilizada.

• Debe contar con una red de pagos que tenga cubrimiento, en lo posible de todos los departamentos y ciudades nombradas: Arauca (Arauca y Saravena), La Guajira (Riohacha y Maicao), Norte de Santander (Cúcuta, Tibú) y Chocó (Quibdó. La propuesta debe incluir la red disponible en estos departamentos y municipios.
• Los pagos no se realizan al mismo tiempo ya que están orientados a atender situaciones de urgencia de las que no es posible prever su ocurrencia, pero podrá incluirse él envió de más de una solicitud diaria a diferentes zonas. Al enviar la propuesta incluir los tiempos de respuesta previstos y aclarar los procesos de la entidad para la realización de los giros incluyendo entregas a adolescentes y personas sin documento de identidad en físico.

• El proveedor debe disponer de mecanismos que faciliten el acceso a población vulnerable sin documentos de identidad en físico incluyendo también a adolescentes, de igual forma, esta red debe facilitar la identificación de personas extranjeras sin documentos en físico o sin que éstos sean válidos en Colombia, como la cédula de su país de origen o pasaporte entre otros, para que sean beneficiarias de estos servicios. En la propuesta debe incluir cuáles podrían ser estos mecanismos alternativos y los tipos de documentos que se recibirán, junto con las alternativas, como la posibilidad de que UNFPA autorice que en casos específicos las beneficiarias puedan reclamar con fotocopia del documento de identidad o carta de autorización de UNFPA.
• El proveedor debe garantizar la protección de las personas garantizando la seguridad y confidencialidad de la información personal suministrada, por lo que informará qué estrategias de protección o cifrado de datos usará para protegerla y garantizar la privacidad de los datos.
• El proveedor garantizara adherirse a la política del UNFPA para prevenir y responder a la explotación y el abuso sexual (PEAS), informando los mecanismos de reporte para las personas beneficiarias.
• El proveedor deberá entregar un reporte semanal de los diferentes registros enviados por UNFPA identificando el estado de cada cargue. También debe presentar de acuerdo al calendario de pagos o antes si se han agotado los fondos, la liquidación de los subsidios realizados con el correspondiente valor del flete, para dicha legalización debe presentar soportes de pago previamente acordados.
• La propuesta debe incluir el tipo de pago, si se requieren anticipos o pago contra entrega, el valor del flete y si hubiere otros costos asociados.
• El proveedor deberá garantizar que a todas las beneficiarias se les entregue la tirilla como soporte de la entrega del efectivo, de no ser posible de forma física por alguna razón debe realizarse de forma electrónica en el momento de la transacción.
• Disponer de mecanismos ágiles para que UNFPA reporte novedades que presentan las usuarias sobre la entrega del pago, para dar trámite y respuesta oportuna a la novedad o queja, la propuesta debe contener los mecanismos y tiempos establecidos con este fin.  

II. PRODUCTOS:

El primer desembolso se realizará de manera anticipada una vez el contrato quede firmado por las partes interesadas, a  partir de este se tendrán que presentar los productos como se describe a continuación:

III.  Preguntas

Las preguntas o solicitudes de aclaración se deben enviar por escrito a la persona de contacto que figura a continuación:

El plazo límite para enviar preguntas es el 14 de marzo de 2022 a las 02:00 pm. Las preguntas se responderán por escrito con todas las partes interesadas del proceso lo antes posible después de este plazo y serán publicadas junto con la convocatoria.

IV.   Contenido de las cotizaciones

Las cotizaciones se deben enviar en un solo mensaje de correo electrónico siempre que sea posible, dependiendo del tamaño de los archivos. Las cotizaciones deben contener:

1. Cotización de precios, que se debe presentar en estricta conformidad con el formulario de cotización de precios.

Ambas partes de la cotización deben estar firmadas por la autoridad relevante de la empresa oferente y se deben presentar en formato PDF.

V.   Instrucciones para la presentación

Las propuestas se deben elaborar en conformidad con las pautas detalladas en la sección IV más arriba, junto con un formulario de cotización de precios debidamente completado y firmado, y se deben enviar por correo electrónico a la persona de contacto que se indica a continuación a más tardar el: 18 de marzo de 2022 a las 17:00 horas Colombia.

Tenga en cuenta las siguientes pautas para presentaciones electrónicas:

• Se debe incluir la siguiente referencia en la línea de asunto del mensaje de correo electrónico: UNFPA/COL/RFQ/22/017 – dispersión de fondos a beneficiarias focalizadas de nuestros programas en los departamentos de Chocó, Arauca, La Guajira, Norte de Santander y Nariño. Es posible que las propuestas que no contengan la línea de asunto correcta sean omitidas por el oficial de adquisiciones y, por lo tanto, no sean consideradas.
• El tamaño total del mensaje de correo electrónico no debe ser mayor a 20 MB (incluyendo el cuerpo del mensaje, los archivos adjuntos cifrados y los encabezados). Si los detalles técnicos figuran en archivos electrónicos de gran tamaño, se recomienda enviarlos por separado dentro del plazo estipulado.

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