SOLICITUD DE COTIZACIÓN
RFQ Nº UNFPA/COL/RFQ/21/050
“Contratación de una firma auditora reconocida para realizar los Servicios de conciliación y validación de recuentos y saldos de inventario”
El UNFPA solicita la prestación de servicio para Contratación de una firma auditora reconocida para realizar los Servicios de conciliación y validación de recuentos y saldos de inventario.
Esta solicitud de cotización está abierta a todas las empresas constituidas legalmente que puedan proporcionar los servicios solicitados y tengan capacidad jurídica para ejercer los productos en el país, o a través de un representante autorizado.
- Acerca del UNFPA
El Fondo de Población de las Naciones Unidas (UNFPA, por sus siglas en inglés) es un organismo internacional de desarrollo que trabaja para construir un mundo donde todos los embarazos sean deseados, todos los partos sean seguros y todos los jóvenes puedan desarrollar su potencial.
El UNFPA es el principal organismo de la ONU que amplía las posibilidades de las mujeres y los jóvenes de tener una vida sexual y reproductiva saludable. Para leer más sobre el UNFPA, visite: Acerca del UNFPA
II – Requisitos del servicio/Términos de referencia (TDR)
Objetivos y alcance de los servicios
La oficina del UNFPA en Bogotá - Colombia desea contratar una firma de auditoría reconocida (en adelante, contratista) para:
- Realizar un conteo de existencias a fin de año en el Edificio Protección Calle 84 A No. 10 - 50 Piso 3 donde el inventario se mantiene bajo el control del UNFPA; (Anexo listado de inventario)
- Conciliar los resultados del recuento de existencias con los saldos según el sistema de seguimiento de envíos Shipment Tracker.
Salidas
A. Informe de recuento de existencias preparado utilizando la plantilla del UNFPA (RIR), que enumera todos los bienes mantenidos en stock en el momento del recuento de existencias e informa por separado los bienes que se encuentran dañados, vencidos o en condiciones inutilizables.
B. Conciliación de los resultados del recuento de existencias con los saldos del sistema de seguimiento de inventario al 31 de diciembre de 2021, según el Informe de estado de inventario basado en el Rastreo de envíos, incluida la identificación y documentación de las razones de las diferencias identificadas.
Actividades
(A) Recuento de Stock
El contratista realizará un recuento de existencias de todos los bienes del UNFPA que se encuentren en los siguientes almacenes: Calle 84 A No. 10 - 50 Piso 3 Bogotá Colombia
El recuento de existencias debe realizarse de acuerdo con la orientación proporcionada en las Instrucciones de recuento de inventario físico del UNFPA y sus resultados deben documentarse en la Hoja de recuento de inventario (RIR). Cada artículo debe contarse al menos dos veces. Todos los bienes dañados, vencidos o inutilizables deben identificarse como tales en la hoja de recuento de inventario (RIR).
(B) Conciliación de los resultados del recuento de existencias con los saldos del sistema de seguimiento de inventario
El contratista investigará y documentará las razones de las diferencias identificadas entre las cantidades de bienes mantenidos en stock y los saldos de inventario según el Informe de estado de inventario basado en el Rastreo de envíos. Esto puede requerir la revisión y conciliación entre sí de los registros, informes y documentos disponibles, como informes basados en el Rastreo de envíos, documentos de envío, informes de recepción e inspección, documentos de traspaso, registros del almacén (por ejemplo, descargas del sistema de gestión del almacén, libros de registro del almacén, y / o fichas de existencias, etc.) y otros documentos disponibles, y realizar consultas con el personal del UNFPA y del almacén. Las razones de las diferencias identificadas deben incluirse en el informe de recuento de existencias clasificadas como:
Diferencias de tiempo, esto incluye:
- Transacciones registradas en una fecha diferente a la que tuvieron lugar; o
- Movimientos de inventario que tienen lugar entre el 31 de diciembre de 2021 y la fecha de recuento de existencias
- El informe de recuento de existencias debe incluir una lista de transacciones que originan todas esas diferencias.
- Mercancías / transacciones no registradas: el informe de recuento de existencias debe incluir la lista de mercancías y / o transacciones asociadas que no se reflejan en los registros de rastreo de envíos Shipment Tracker.
- Transacciones registradas que no ocurrieron o se registraron con errores: el informe de recuento de existencias debe incluir la lista de las transacciones correspondientes de Shipment Tracker y sus detalles de referencia (por ejemplo, ID de informe, recibo financiero / números de pedido, etc.)
- Pérdidas / robo: sólo debe utilizarse para diferencias confirmadas por el personal del UNFPA o del almacén debido a incidentes conocidos de pérdidas / robo; El informe del contratista debe documentar todos los detalles disponibles de cada incidente (por ejemplo, cuándo ocurrió la pérdida / robo, cómo se identificó, a quién se informó, etc.)
- Desconocido: debe usarse como último recurso si la revisión de los documentos disponibles y las entrevistas con el personal no proporcionarán al contratista la información requerida para determinar el motivo real de la diferencia.
Calendario / horario (indicativo)
A. El recuento de existencias debe realizarse en cualquier fecha entre el 27 de diciembre de 2021 y el 31 de diciembre de 2021.
B. La conciliación de los resultados del recuento de existencias con los saldos del sistema de seguimiento de inventario debe completarse antes del 14 de enero de 2022.
Insumos proporcionados por UNFPA:
-Acceso a los almacenes donde se almacenan los inventarios.
-Hojas de recuento de inventario con el contenido de las columnas 2 a 7 diligenciadas previamente
-Informes basados en el Rastreo de envíos, registros de inventario y documentos de respaldo (por ejemplo, documentos de envío, informes de recepción e inspección, documentos de entrega, etc.) y registros de almacén disponibles (por ejemplo, libros de registro, descargas del sistema de gestión de almacén, tarjetas de depósito / stock, etc.) para todos los suministros del programa con diferencias entre los resultados del recuento de existencias y los saldos de Shipment Tracker
-Personal del UNFPA disponible para consultas
Preguntas
Las preguntas o solicitudes de aclaración se deben enviar por escrito a la persona de contacto que figura a continuación:
Nombre de la persona de contacto del UNFPA:
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Nombre de la persona de contacto del UNFPA: |
Carolina Zamudio |
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Dirección de correo electrónico de la persona de contacto: |
El plazo límite para enviar preguntas es diciembre 10 de 2021 a las 14:00 horas. Las preguntas se responderán por escrito y se compartirán con todas las partes lo antes posible después de este plazo.
Contenido de las cotizaciones
Las cotizaciones se deben enviar en un solo mensaje de correo electrónico siempre que sea posible, dependiendo del tamaño de los archivos. Las cotizaciones deben contener:
-Propuesta técnica, en respuesta a los requisitos detallados en la sección de requisitos del servicio/términos de referencia.
-Cotización de precios, que se debe presentar en estricta conformidad con el formulario de cotización de precios.
Al proveedor seleccionado se le solicitará documentación adicional que sea pertinente dependiendo del producto (certificados de calidad, certificados de análisis, fotografías, etc). Ambas partes de la cotización deben estar firmadas por la autoridad relevante de la empresa oferente y se deben presentar en formato PDF.
Instrucciones para la presentación
Las propuestas se deben elaborar en conformidad con las pautas detalladas en la sección IV más arriba, junto con un formulario de cotización de precios debidamente completado y firmado, y se deben enviar por correo electrónico a la persona de contacto que se indica a continuación a más tardar el 14 de diciembre de 2021 a las 17:00 hora Colombia:
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Nombre de la persona de contacto del UNFPA: |
Carolina Zamudio |
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Dirección de correo electrónico de la persona de contacto: |
Tenga en cuenta las siguientes pautas para presentaciones electrónicas:
Tenga en cuenta las siguientes pautas para presentaciones electrónicas:
Se debe incluir la siguiente referencia en la línea de asunto del mensaje de correo electrónico: RFQ Nº UNFPA/COL/RFQ/21/050– “Contratación de una firma auditora reconocida para realizar los Servicios de conciliación y validación de recuentos y saldos de inventario”. Es posible que las propuestas que no contengan la línea de asunto correcta sean omitidas por el oficial de adquisiciones y, por lo tanto, no sean consideradas.
El tamaño total del mensaje de correo electrónico no debe ser mayor a 20 MB (incluyendo el cuerpo del mensaje, los archivos adjuntos cifrados y los encabezados). Si los detalles técnicos figuran en archivos electrónicos de gran tamaño, se recomienda enviarlos por separado dentro del plazo estipulado.
Por favor ver los documentos adjuntos en la parte superior