AMPLIACIÓN DEL PLAZO PARA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

LUNES 15 DE FEBRERO

RECEPCIÓN, RECOGIDA, BODEGA, ALISTAMIENTO Y ENVÍO DE ANTICONCEPTIVOS Y MATERIALES A 171 MUNICIPIOS DEL PAÍS

El UNFPA solicita la prestación del servicio de recepción, recogida, bodega, alistamiento y envío de anticonceptivos y materiales a 171 municipios del País.

Objetivos y alcance de los servicios

Los anticonceptivos y materiales a enviar a cada uno de los 171 municipio del Pais, son los siguientes:

Las cantidades de cada anticonceptivo y de materiales a enviar a cada municipio las encontraran en la Tabla de distribución anexa a esta convocatoria.

Tiempo de bodega estimado: 1 mes, aunque puede ser un tiempo mayor. (para la cotización incluir el valor mensual)

El proveedor deberá recibir en sus instalaciones las 342 cajas de condones masculinos y deberá recoger y transportar a sus instalaciones los demás anticonceptivos y materiales que se encuentran en las oficinas del UNFPA en la ciudad de Bogotá.

Especificaciones requeridas:

• Recepción, se requiere disponer de un espacio exclusivo, seguro, libre de humedad y personal para el conteo de cajas de anticonceptivos y materiales. Debe incluir diligenciamiento de un formato para el registro de entrada para mantener un control del inventario, se estima la recepción de los insumos en el transcurso del mes de febrero de 2021.
• Bodega, que incluye seguros que amparen contra riesgos de robo y daño de la mercancía, además de las condiciones de seguridad y almacenamiento que permitan mantener los productos o insumos en forma ordenada y en condiciones adecuadas para conservar sus características de calidad.

Se incluyen dentro de condiciones: 

1. Iluminación adecuada y suficiente, evitando la exposición a la luz solar directa.
2. Ventilación natural o artificial suficiente que garantice máxima circulación de aire, evite humedad sobre los productos y contaminación con polvo, humo o gases, de preferencia donde se pueda valorar la humedad y temperatura.
3. Sistemas de drenaje adecuados y mantenimiento de los mismos.
4. Sistemas regulares de limpieza y condiciones que la faciliten (techos, paredes y pisos de fácil limpieza).
5. Sistema de control de plagas.
6. Estibas y estanterías de fácil limpieza que además eviten el contacto con el piso de los anticonceptivos y materiales.
7. Seguridad, que se refiere a que cuente con las medidas para evitar la pérdida de insumos, incluyendo control del ingreso así cómo sistemas anti incendio con alarmas sensibles al humo.
8. El volumen del espacio necesario generalmente sigue la regla de 1:4, es decir que, por cada unidad cúbica de bienes esperados para ser almacenados, se requieren cuatro unidades cúbicas de espacio.
9. Las instalaciones deben disponer de equipos como carretillas elevadoras, zorras o elevadores para el adecuado transporte de los insumos y materiales.
10. Al recibir la mercancía se deben mantener las condiciones de almacenamiento del fabricante.
11. Toda la mercancía debe estar almacenada por referencias en sitios de fácil ubicación, para evitar errores en su manejo y distribución.
12. Como regla general, estanterías y estibas debe organizarse de la siguiente manera: a) Al menos a 10 cm del suelo; b) Al menos a 30 cm de las paredes y otras pilas; y c) En pilas de no más de 2,5 m de altura (según especificaciones del fabricante).

13. Cualquier daño en algún insumo o material deberá ser notificado inmediatamente al UNFPA.

• Alistamiento y envio, siguiendo las siguientes especificaciones:

1. Contar con personal y un área destinada para las labores de alistamiento y rotulado de los anticonceptivos y materiales en preparación para la distribución.
2. Uso de elementos necesarios para el embalaje y empaque que garanticen las condiciones de calidad de los anticonceptivos y materiales hasta su destino final.
3. Esta área y el personal debe garantizar las condiciones de bioseguridad de los anticonceptivos, incluyendo todas las medidas para evitar cualquier tipo de contaminación por el personal que lo realiza, vale la pena anotar que ningún insumo debe quedar expuesto, sin su empaque primario. Con este fin la distribución se realizó de tal manera que no deban abrirse los empaques primarios.
4. Mantener las normas básicas para lograr un buen embalaje, ubicándolos de mayor peso en la parte inferior de la unidad de embalaje, dejando el menor espacio vacío entre las unidades con el fin de evitar movimientos que puedan causar avería durante el tránsito y completar los espacios vacíos con material de relleno compatible para obtener una unidad de empaque compacta.
5. Rotulación de las unidades de embalaje, pegado de sticker institucional del UNFPA en cada paquete a enviar (adhesivo tamaño carta). Los stickers serán suministrados oportunamente por el UNFPA.

Distribución, se realizará, de igual forma garantizando mantener las condiciones de calidad de los insumos. Los despachos se iniciarán una vez hayan llegado todos los insumos, se deberá actualizar el formato de registro con las salidas para el adecuado control del inventario, se estima que los envios se realicen entre la segunda y tercera semana de febrero de 2021. Se despachará a los siguientes destinos y en las cantidades que enseguida se indican.

Para mayor información e instrucciones para participar, ver formato de solicitud de cotización RFQ.

Las propuestas se deben elaborar en conformidad con las pautas detalladas en el RFQ, junto con un formulario de cotización de precios debidamente completado y firmado, y se deben enviar por correo electrónico a comprascolombia.group@unfpa.org a más tardar el 15 de febrero de 2021 a las 05:00 p.m. hora Colombia.